DÉFINITIONS D'O.G.E.  

De l’organisation administrative

Organisation : ensemble de l’entreprise-système.

Organisation : structure.

Organisation : ensemble des procédures, des méthodes... relatives au travail (méthode de production, de vente) et à la communication entre les postes (par exemple, procédure fixant les règles de transmission des rapports de visite des vendeurs au chef d’entreprise).

Un processus de gestion est un ensemble d’activités et de décisions combinées pour produire des résultats souhaités par l’entreprise (définition de MM. Chokron et Reix).

Organisation administrative : c’est la recherche des méthodes, des structures et moyens qui permettent d’effectuer les travaux administratifs utiles dans les meilleures conditions et avec le maximum d’efficacité. Les travaux doivent être le moins coûteux possible, avoir la qualité requise et être obtenus dans les délais demandés.

L’étude des structures

Toute organisation a une structure, ensemble d’organes (directions, services, postes de travail) et de relations entre ces organes et l’environnement. 

Spécialisation : le mot spécialisation est ambigu ; il précise la nature des tâches ou le domaine de compétence (une personne est spécialisée dans le domaine financier) et la réduction du domaine de compétence (dire qu’un individu s’est spécialisé en comptabilité analytique sous-entend qu’il a volontairement limité son champ d’action).

La division du travail est liée à la standardisation de la production, qui consiste à préciser et à réduire le nombre de processus opératoires.

Le système d’information et de communication

Le système d’information est un ensemble d’éléments (personnels, matériels, logiciels) permettant d’acquérir, traiter, mémoriser, communiquer des informations (définition de M. Reix).

Une base de données est un ensemble de données organisé en vue de son utilisation par des programmes correspondant à des applications distinctes et de manière à faciliter l’évolution indépendante des données et des programmes (définition parue au Journal Officiel).

Une banque de données est un ensemble de fichiers apparentés rassemblant des données dans un domaine défini de connaissances et organisé pour être offert aux consultations d’utilisateurs (exemples : banques de données du Journal Officiel, de l’INSEE).

Présentation des outils d’analyse en organisation administrative

L’analyse en organisation administrative a pour but de décrire le système existant et le mettre à plat afin de le critique et l’améliorer.

Le contrôle interne

« Le contrôle interne est l’ensemble des sécurités contribuant à la maîtrise de l’entreprise. Il a pour but, d’un côté, d’assurer la protection, la sauvegarde du patrimoine et la qualité de l’information, de l’autre, l’application des instructions de la direction et de favoriser l’amélioration des performances. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci. »

Audit interne : la fonction d’un service d’audit interne est d’analyser les systèmes d’information afin d’apprécier s’ils sont conformes aux objectifs de l’entreprise et s’ils fonctionnent au maximum d’efficacité et au minimum de coût.

Contrôle budgétaire : le but du contrôle budgétaire est de mesurer les réalisations de l’entreprise par rapport à un objectif fixé : le budget. Le contrôle budgétaire consiste à comparer périodiquement un certain nombre de chiffres-clés réalisés par rapport à ces mêmes chiffres-clés budgétés, et à dégager les écarts favorables ou défavorables entre ces deux séries de chiffres.

Contrôle de gestion : Le contrôleur de gestion est le traducteur de l’activité de l’entreprise auprès de la direction. Il doit lui donner les informations suivantes et nécessaires pour apprécier la marche et la rentabilité de l’entreprise, pour prendre des décisions (ponctuelles, sur un projet donné ou plus générales sur la politique même de l’entreprise). Il collecte une masse importante d’informations auprès de toutes les fonctions de l’entreprise, et en dégage les axes essentiels à la compréhension de l’activité, et qu’il résume dans un tableau de bord. Le tableau de bord est un outil de pilotage en concordance avec la fonction et les objectifs de chaque responsable.

La fonction commerciale

Segmentation du marché : c’est un découpage du marché en sous-ensembles de consommateurs qui ont des caractéristiques communes capables d’expliquer des différences de comportement.

Étude du produit : un produit est constitué d’un ensemble d’éléments matériels et/ou immatériels (services) remplissant des fonctions d’utilisation et des fonctions d’estime (le produit a un rôle de communication).

Étude de la distribution : la distribution comprend l’ensemble des activités réalisées depuis l’instant où les produits sont finis et attendent d’être écoulés jusqu’à celui où ils sont prêts à être consommés au lieu, au moment, sous les formes et dans les quantités correspondant aux besoins des utilisateurs.

Force de vente : la force de vente inclut l’ensemble du personnel commercial chargé des contacts individuels avec les acheteurs actuels ou potentiels.

Étude de la communication : la publicité est une communication de masse non personnelle.

Autre moyen de communication : la promotion est un ensemble de techniques provoquant une augmentation rapide, mais provisoire, des ventes, par l’attribution d’un avantage exceptionnel aux distributeurs, aux consommateurs d’un bien (définition de  P. Lassègue).

Selon le Centre européen de relations publiques, c’est une fonction ou activité de la direction d’une entreprise, d’un organisme public ou privé, d’un particulier ou d’un groupe, qui vise à créer, établir, maintenir ou améliorer, d’une part la confiance, la compréhension et la sympathie, d’autre part les relations avec des groupes généralement appelés publics, qui à l’intérieur ou à l’extérieur de l’institution conditionnent son existence et son développement.

Parrainage : la firme peut utiliser aussi le parrainage (sponsoring) : c’est un soutien financier apporté par un commanditaire en contrepartie du surcroît de notoriété qu’il en escompte selon le Journal Officiel du 3 avril 1982.

La fonction production

Définition : le rôle de la fonction production est de fabriquer des produits en réponse à des besoins.

Sous-traitance : c’est une coopération inter-entreprises dans laquelle le donneur d’ordre confie une fabrication ou ordonne un service à un sous-traitant.

Gestion de production : l’objectif de la gestion de production est de fabriquer des produits de qualité, dans les délais requis, au meilleur coût.

Ordonnancement : la mission du bureau d’ordonnancement est d’organiser la fabrication dans le temps avec le double souci de minimiser les délais et d’utiliser au mieux les moyens de production.

La fonction approvisionnement

Définition : la fonction approvisionnement se situe an amont de la production dans le cycle d’exploitation de l’entreprise. Son rôle est de satisfaire les besoins en fournitures et services des autres fonctions de l’entreprise au meilleur coût et dans le respect des quantités, de la qualité et des délais exprimés.

Gestion de stocks : gérer les stocks consiste à trouver un compromis entre les services commerciaux qui veulent des stocks de produits finis élevés afin de suivre la clientèle au mieux, les ingénieurs de production qui recherchent la sécurité d’approvisionnement avec des stocks de matières et en-cours élevés, et les financiers pour qui des stocks élevés sont synonymes de frais de gestion importants et de financement à trouver. Il s’agit donc de choisir des processus de réapprovisionnement simples permettant de minimiser les coûts tout en satisfaisant la demande.

Logistique : la logistique est un concept initialement développé par les militaires (art de combiner tous les moyens de transport, de ravitaillement et de transport des troupes). Lorsqu’il s’applique à l’entreprise, c’est l’ensemble des activités ayant pour but la mise en place, au moindre coût, d’une quantité de produits, à l’endroit et au moment où la demande existe. La logistique concerne donc toutes les opérations déterminant le mouvement des produits telles que : localisation des usines et entrepôts, approvisionnements, gestion physique des encours de fabrication, emballage, stockage et gestion des stocks, manutention et préparation des commandes, transports et tournées de livraison (définition de l’Association française des logisticiens d’entreprises).

La fonction recherche et développement

Innovation : c’est un changement introduit sciemment dans l’économie par un agent quelconque et ayant pour but et résultat une utilisation plus efficiente ou plus satisfaisante des ressources (définition de l’Encyclopedia Universalis).

La fonction personnel

La fonction personnel est mise en évidence depuis peu d’années dans l’entreprise. Au début de ce siècle, Fayol n’y fait aucune allusion. Depuis, tous les services de la firme sont concernés par les problèmes de recrutement, de promotion, de formation, de relations professionnelles...

Les fonctions administrative, comptable et financière

La définition de Fayol, très large, s’applique bien à ces trois fonctions : la fonction administrative sert à prévoir, organiser, commander, coordonner, contrôler. Elle est beaucoup plus actuelle que celle qui limite l’administration à des activités routinières destinées à assurer la bonne marche de l’entreprise. En effet, on constate que, par un double mouvement, l’informatisation et la spécialisation, les services administratifs gagnent en efficacité et se rapprochent de leur objectif premier qui est le soutien aux fonctions opérationnelles de l’entreprise. L’informatisation permet de traiter de manière rapide et exacte les activités routinières qui demeurent indispensables. Parallèlement, on observe un éclatement des fonctions administratives dans l’entreprise. Mêmes dans les PME, les fonctions opérationnelles prennent de plus en plus en charge leur propre gestion administrative, notamment grâce à l’informatisation des opérations. Ainsi, la direction commerciale gère l’administration des ventes et les services de production s’occupent de la gestion des stocks.

Fonction administrative : ce sont les services généraux, la gestion du personnel, les affaires juridiques et fiscales, l’informatique.

Fonction comptable : elle assure l’enregistrement de toutes les opérations affectant le patrimoine d’une entreprise et la traduction de ces données en documents de gestion.

Fonction financière : l’objectif de la fonction financière est d’assurer à l’entreprise les fonds nécessaires à son fonctionnement, en temps voulu et à un moindre coût. Elle doit donc prévoir, organiser et contrôler les besoins et les ressources financières de l’entreprise.

Évolution des théories en organisation

Les forces de direction et de gestion sont restées très stables au cours des siècles dans les domaines économiques, politiques et religieux jusqu’au début de la révolution industrielle en Angleterre. Le libéralisme des pionniers de l’ère industrielle s’oppose à ces principes. La Révolution française proclame la liberté de l’individu. La loi Le Chapelier supprime le droit de coalition, donc les corporations.

L’essentiel de la révolution industrielle fut de substituer l’énergie de la machine à la force de l’homme. Les activités de production se concentrent, les relations employeurs-employés se modifient ; tels sont les effets provoqués par une utilisation de plus en plus intense des équipements et l’amélioration des transports.

Toutes les théories de l’organisation ont pour but de rassembler les connaissances acquises sur le fonctionnement des organisations, sur la manière dont il convient de les diriger.

LES PRINCIPAUX AUTEURS

Les activités de direction

Le mot « diriger » vient du latin dirigere signifiant aligner, ordonner. Diriger, c’est conduire, faire aller dans un certain sens, suivant un certain plan.

Le dirigeant a pour rôle de choisir les buts de l’entreprise. Qui sont les dirigeants ? Ce sont les dirigeants de droit (membres du conseil d’administration, du conseil de surveillance, du Directoire, les directeurs généraux, les gérants, les chefs d’entreprises individuelles) et les dirigeants de fait, c’est-à-dire toutes les personnes susceptibles d’exercer une influence notable sur la direction de l’entreprise.

La stratégie de l’entreprise

« La stratégie désigne un choix de critères de décision dites stratégiques parce qu’elles visent à orienter de façon déterminante et pour le long terme les activités et structures de l’organisation. » C’est le choix des activités futures.

La stratégie est une règle pour prendre des décisions, ce qui nécessite la réunion de quatre éléments :

·      le champ d’activité produits-marchés ;

·      le vecteur de croissance indiquant les directions dans lesquelles l’entreprise désire agir ;

·      l’avantage compétitif recherché ;

·      la synergie.

Métier : c’est le savoir-faire global, l’ensemble des compétences permettant de satisfaire une demande avec une offre adaptée à un moment donné. Le métier donne à l’entreprise sa spécificité, son identité.

Segmentation stratégique : un segment stratégique est un domaine d’activité caractérisé par une combinaison unique de facteurs clés de succès.

Défi technologique : la technologie peut être définie comme un art de mettre en oeuvre, dans un contexte local et pour un but précis, toutes les sciences, techniques et règles fondamentales qui entrent dans la conception des produits, procédés de fabrication, méthodes de gestion ou systèmes d’information de l’entreprise (définition de J. Morin, reprise dans son livre L’excellence technologique).

Alliances stratégiques : ce sont des associations entre plusieurs entreprises concurrentes ou potentiellement concurrentes qui choisissent de mener à bien une activité spécifique en coordonnant leurs compétences et leurs ressources.

Les phases du diagnostic

L’objectif du diagnostic est de mettre en évidence les points forts et les points faibles de l’entreprise ainsi que les opportunités et les menaces qui peuvent influer sur son évolution.

Le diagnostic peut porter sur l’organisation de l’entreprise, sur sa stratégie ou encore sur sa situation financière.

Le diagnostic organisationnel s’attache à l’analyse précise d’une ou plusieurs fonctions de l’entreprise, à sa structure, à son organisation administrative, afin d’en chercher les forces et les faiblesses. Il s’agit donc d’expliquer les résultats de l’entreprise, tout en tenant compte des projets des dirigeants.

Le diagnostic stratégique examine la stratégie globale de l’entreprise ou seulement certains aspects de cette stratégie dans le but d’en souligner les forces et les faiblesses et d’analyser les facteurs externes déterminants. Rappelons que les diagnostics fonctionnels sont nécessaires pour mener à bien l’étude.

Le diagnostic est une remise en cause de l’existant. La nécessité du diagnostic apparaît dans les situations de crise ou lors d’une rupture d’équilibre.