LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE
I - LES CONCEPTS
1.1
Organisation
ð
Agencement des moyens matériels, humains, financiers et d’information dont
dispose l’entreprise pour atteindre ces objectifs dans des conditions
optimales.
ð
De ce point de vue l’organisation et du ressort des responsables de
l’entreprise et de l’encadrement.
1.2 L’Organisation
Administrative
ð
Définition de 1970 par SCOM (Service Central d’Organisation et de Méthode
du ministère des finances)
"L’Organisation Administrative se rapporte aux
organes dans lesquelles sont effectuées les travailles de bureau, il s’agit
donc essentiellement des tâches concernant le traitement d’information
figurant sur des documents (lettres, notes, rapport, fiches, dossiers) . "
ð
La mission de l'Organisation Administrative :
-
consiste à mettre en place les structures et les procédures nécessaire au bon
fonctionnement de l'entreprise ;
-
gérer les flux d'information générer par les opérations de base de
l'entreprise.
ð
L'Organisation Administrative correspond à la fonction administrative selon
FAYOL.
II - DOMAINE D'APPLICATION ET OBJECTIFS DE L'ORGANISATION
ADMINISTRATIVE
2.1 Domaine
d'application
ð
Ce domaine d'application est vaste.
ð
Il concerne aussi bien la répartition
de la responsabilité des tâches dans les équipes de travail que
l'implantation des locaux, l'élaboration des imprimés, le choix d'une démarche
de recrutement, le circuit de diffusion des documents, la collecte et le
traitement des informations.
ð
On distingue toujours deux fonctions essentiel :
- la fonction commerciale
- la fonction technique
ð
Tout ce qui n'est pas du ressort de la fonction commerciale est du ressort de la
fonction administrative.
ð
L'Organisation Administrative comporte la comptabilité générale, la
comptabilité analytique, le contrôle de gestion, le tableau de bord, la
gestion du personnel,...
L'Organisation Administrative est plus ou moins présente
dans tous les grandes fonctions de l'entreprise y compris dans l'administration
commerciale.
2.2 Les
objectifs
Ø
L'accroissement de la productivité administrative.
Ø
L'amélioration de la qualité des prestations des services administratifs.
Ø
L'amélioration de la qualité des informations produites par les services
administratifs.
Ø
Réduction des délais de traitement des informations et de production des résultats.
Ø
L'amélioration de la circulation de l'information et des réseaux de
communication.
Ø
L'amélioration des conditions de travail des postes administratifs.
Ø
La réduction des coûts administratifs.
ð
Certains de ces objectifs peuvent être contradictoire.
L'Organisation Administrative doit permettre d'éviter
un certain nombre de gaspillage qui prennent leur origine dans des causes
diverses.
Origine des gaspillages :
- inadéquation entre les informations produites par le service
d'Organisation Administrative et les informations nécessaires ;
- l'inflation des paperasserie ;
- la réunionité et la comitologie :
* réunionité
: multiplication des réunions peu utiles ;
* comitologie : Sur une vingtaine de personne, sélection de 4 ou
5 personnes pour un groupe de travail. Le rapport de ce groupe est présenté
aux autres qui ne sont pas d'accord et au fur à mesure intégration des autres
dans le groupe et à la fin on a un groupe d'une vingtaine de personnes mais
seulement 4 auraient été suffisantes ;
- la génération spontanée des effectifs.
III - LES BASES DE L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE
A - Principes généraux d'organisation de la
fonction d'achat
ð
Les principes sont :
- les demandes d'achat ne peuvent émaner que des chefs de service ;
- le pouvoir de décision de l'achat dépend de la nature des chefs (une
demande est formulée mais faut-il l'acheter ?) :
* les achats de matière première, de prestations de services,
d'immobilisations sont de la compétence exclusifs de la direction ;
* les achats de fournitures
courant relèvent de la seule compétence du service des achats ;
* les fournitures exceptionnelles peuvent être décidés par le chef de
services dans la limite d'un montant fixé pour chacun d'eux ;
* les dépenses courantes des agences sont engagés par les responsables
de ces agences dans certaines limites.
B - Le processus d'achat et les procédures
1 - Procédure
de commande
Ø
Établissement par le service demandeur d'un bon d'achat (voir bon de commande)
en 4 exemplaires par le responsable de service ;
Ø
Vérification du bon de commande par le service des achats et envoi du bon de
commande au fournisseur ;
Ø
Classement temporaire d'un exemplaire du bon de commande dans un dossier suivi.
2 - Procédure
de réception
ð
Il faut une centralisation des réceptions dans un lieu précis :
- Etablissements par le magasinier d'un bon de réception
en plusieurs exemplaires ;
- Rapprochement du bon de réception et du bon de
commande par les services des achats pour vérification de la conformité de la
livraison à la commande ;
- Transmission d'un exemplaire du bon de réception
au service demandeur et la comptabilité.
3 - Procédure
de comptabilisation et de règlement
ð
Rapprochement de la facture avec le bon de réception,
- s'il y a concordance, enregistrement de la facture et délivrance du
bon à payer ;
- si non concordance, la comptabilité peut être chargé de régler le
problème avec le fournisseur, avec information des services des achats.
IV - LES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE L'ORGANISATION
ADMINISTRATIVE
4.1 Principes
généraux
Ø
L'Organisation Administrative doit permettre à chaque responsable de prendre en
considération les contraintes en amont et les besoins en réels en aval ;
Ø
L'Organisation Administrative ne doit pas être une fin en soi. Un organisation
n'a de sens que si elle correspond à un problème à traiter avec une certaine
périodicité ;
Ø
L'Organisation Administrative doit durée un certains temps ;
Ø
L'Organisation Administrative doit être flexible.
ð
Mais il y a des risques :
- restreindre la liberté, la créativité ;
- éviter d'avoir des procédés trop rigide.
ð
Principe général : Les achats sont centralisées au sein de la direction des
achats de l'entreprise.
ð
Avantages :
Ä indépendance par rapport à l'utilisateur
Ä pouvoir plus grand des négociations vis à
vis du fournisseurs
Ä améliorer les prévisions de trésorerie
Ä améliorer la connaissance des commandes en
cours
ð
En pratique : on assiste à un partage de la responsabilité entre la direction
des achats et les autres service de l'entreprise pour des raisons de souplesse,
pour des raisons d'efficacité.
ð
Le degré de la centralisation va dépendre de la nature des achats effectuer et
va toujours se situer dans les limites précisé à l'avance.
Ex : les prestations de services relèvent exclusivement des services
utilisateur de ses prestations.
ð
Risques de la décentralisation :
Ä primauté aux aspects techniques des achats
par rapport aux autres aspects (conditions de paiements)
Ä recherche des derniers perfectionnement
technologiques
4.2 Principes
liés à la structure
Ä
Principe de répartition des tâches : consiste à préciser le domaine
d'activité de chacun ainsi que le pouvoir de décision de façon à éviter les
conflits interpersonnels et la perte de temps et d'énergie.
Ä
Principe de séparation des fonctions qui consiste à faire intervenir plusieurs
personnes au cour des différents phases d'un processus.
Ä
Principe d'organisation des pouvoirs, il doit être clairement défini lorsque
la délégation est possible, il doit être précisé.
4.3 Les
principes liés à la procédure
ð
Le procédures doivent être écrit
ð
Les procédures doivent être claire et le plus simple possible
ð
Les procédures doivent être aussi direct que possible.