LA FONCTION APPROVISIONNEMENT 

 

I - Présentation du problème.

    1.1 Définition

C'est l'ensemble des opérations qui permettent de mettre à la disposition d'un utilisateur un bien ou un service non disponible dans l'entreprise correspondant à un besoin définit en quantité et en qualité dans un temps déterminé à un coût minimum.

    1.2 Remarque de terminologie

Fonction achat, approvisionnement, commercial amont : c'est plutôt contradictoire puisque le commercial concerne l'aval. Les services achat vont mettre en place des méthodes de négociation à l'achat. Ils doivent se soumettre aux impératifs de la mercatique et des besoins dus à l'écoute et à l'orientation client.

L'entreprise externalise de plus en plus des fonctions qu'elle assurait auparavant.

La fonction approvisionnement regroupe la fonction achat, la logistique un peu, et la gestion des stocks.

    1.3 La politique d'approvisionnement.

C'est l'ensemble des règles qu'une entreprise se fixe pour ses approvisionnements.

Le constat : le nombre des fournisseurs est en train de diminuer, notamment pour RENAULT et PSA.

La fonction achat devient de plus en plus stratégique.

On a intérêt à transcrire ou inscrire sur papier la politique stratégique d'achat suivie, et sur la stratégie d'approvisionnement. 

Les avantages : L'homogénéité des méthodes d'approvisionnement dans l'entreprise est une meilleur compréhension de la politique d'approvisionnement. Cela permet un gain de temps, et des contrôles facilités et plus rigoureux.

Cela doit être cohérent avec les objectifs généraux de l'entreprise, et avec la politique d'ensemble qu'elle suit.

Dans le cas d'une politique d'une qualité totale, elle doit s'appliquer aussi à ses fournisseurs. D'autre part ce dernier doit accepter de subir des contrôles techniques dans ses usines et dans la gestion même de ceux-ci.

 

II - l'importance des approvisionnements.

    2.1 Cas des entreprises industrielles

            A - Objectif de la fonction approvisionnement

C'est de rechercher une qualité adaptée au service que la clientèle attend du produit fabriqué : c'est l'analyse de la valeur.

Il faut parler de qualité optimale. Il faut éviter d'acheter de la qualité maximale. Il faut réaliser la meilleur livraison prix/qualité/délai de livraison. D'après cela, on détermine les services et la quantité.

C'est contribuer à améliorer la rentabilité de l'entreprise en agissant sur les coûts, et en s'efforçant de réduire les coûts d'achat, et en améliorant la gestion des fonds.

C'est transmettre aux autres services de l'entreprise des informations sur le marché amont. 

            B - Relation avec les autres fonctions de l'entreprise

La fonction production est dépendante de la fonction approvisionnement doit pouvoir être évitée dans la plupart des cas.

Ces 2 services doivent être sous la responsabilité de 2 directeurs différents et autonomes l'un par rapport à l'autre.

Les défauts : La qualité recherchée est toujours la qualité maximale.

Les stocks sont très importants pour avoir une marge de sécurité imposante.

Ils vont avoir tendance à fabriquer tout ce que l'on peut dans l'entreprise au lieu de l'avoir ailleurs à un autre coût, c'est à dire à l'extérieur pour un coût inférieur.

Les méthodes commerciales pour négocier les achats sont assez sommaires.

Il faut que les 2 responsables approvisionnement et production soient sur un pied d'égalité et se distingue par la définition du postes.

Relation avec la fonction commerciale : C'est être au contact permanent des entreprises extérieures, renseigner la fonction commerciale sur les possibilité du marché amont, et informer des méthodes commerciales des fournisseurs.

Relation avec les services comptables et financiers et le contrôle de gestion : C'est une part importante des coûts. Les capitaux engagés sont importants, le mode de règlement est important et il faut vérifier si on est dans le budget.

            C - Place des approvisionnements dans l'entreprise

La responsabilité des approvisionnements doit faire partie du comité de direction de l'entreprise, avec un pied d'égalité avec les autres.

    2.2 Cas des entreprises commerciales

Certaines entreprises ont mis des organismes pour s'occuper de leurs achats : des centrales d'achat. Elles sont spécialisées pour l'approvisionnement. On distingue le commerce de gros et de détail : c'est à dire l'achat au producteur pour approvisionner le commerce de détail.

Le gros ne doit pas être déconnecter du détail.

La remontée des informations ne se fait pas du client au détail puis au gros au producteur pour s'adapter à la demande.

    2.3 Les services d'approvisionnement et la nécessité d'un personnel commercial

            A - La division de la fonction "approvisionnement" en services

                        1) dans une entreprise industrielle :       

C'est la division classique en 2 grands services : des achats et des magasins.

                                   - Services des achats : Il s'occupe de prévoir les besoins , de la réalisation des achats, et du suivi des achats, de la gestion économique des stocks, du contrôle administratif des livraisons.

                                   - Services des magasins : Il s'occupe de la gestion physique des stocks, c'est à dire tout ce qui est le contrôle des livraisons, la quantité et la qualité.

L'organisme des achats spécialistes sur produit leader va reposer sur l'existence de services spécialisés dans l'achat de certains types de produits et des services communs pour l'achat des produits généralistes ; service d'achat normal, et des magasins communs pour tous les produits.

                        2) La réception des représentants :          

Il y a 2 types :

                                   - Les centrales d'achat et de services qui assure l'achat et le stockage et organise le réapprovisionnement des lieux de vente.

                                   - Les centrales de référencement qui ont un effectif très réduit. Elles ne font que négocier les contrats qui sont importants. Elles ne s'occupent pas du stockage.

            B - Nécessité d'avoir un personnel commercial qualifié

Les négociations commerciales à l'achat sont relativement difficiles, il faut une compétence dans plusieurs domaines technique, vente,... pour la négociation commerciale. Cette négociation doit avoir des qualités : elle doit être organisée, méthodique, faire preuve de ténacité, des capacités de communication et de négociation d'esprit marketing orienté vers le client, la gestion après l'achat.

 

III -  la détermination des besoins.

                        - Les besoins non répétitifs sont les besoins de biens qui se produisent une fois et ne se répètent pas; (exemple : les biens d'équipement).

                        - Les besoins répétitifs qui se répètent 'exemple : les matières premières, ou composants).

Un cahier des charges va préciser toutes les caractéristiques d'un besoin. Il faut définir ensuite les quantités, discuter les périodes de livraison.

L'approvisionnement, pour les besoins répétitifs, fait appel à des techniques d'optimisation de la gestion d'approvisionnement.

 

IV - la réalisation des achats de l'entreprise.

    4.1 La maîtrise du marché amont

            A - connaissance active et approfondie du marché amont

                        1) Les études du marché amont

C'est de recenser les fournisseurs actuels et potentiels produit par produit c'est à dire les composants, les fournitures...

Il faut l'information sur l'évolution des produits fournis par nos fournisseurs, pour intégrer des changements, et pour relancer certains achats.

On fait l'étude de l'analyse du réseau de distribution, et des méthodes utilisées pour la distribution . Cette étude porte aussi sur l'appréciation de la situation financière du fournisseur. Il faut également étudier les méthodes de production.

L'entreprise doit avoir une curiosité très large sur les fournisseurs et leurs produits.

                        2) La réception des représentants

C'est pour avoir une information sur les produits, et pour avoir une information sur la concurrence.

Il faut faire parler les représentants.

La 1ère réception ne doit pas avoir de passation de commande pour pouvoir glaner des informations ailleurs.

                        3) La documentation

Il y a toutes les documentations en publicité directe c'est à dire les catalogues, les brochures, les notices.

Il s'y ajoute ce que l'on a pu glaner dans la presse, les annuaires professionnels (exemple : KOMPASS est un spécialiste).

Il faut gérer 2 types de fichiers pour répondre à la question : Qui fabrique, ou qui fournit un produit; qu'est-ce que fournit un fournisseur concerné? Il y a une attitude de veille.

            B - La provocation des offres

L'appel d'offre est une demande de prix, une demande de facture pro format.

La demande de prix comporte :

                                               - Un descriptif du produit.

                                               - Les délais de livraisons souhaités

                                               - Le volume global sur périodicité.

                                               - Les lieux de production à livrer.

                                               - Le cas échéant, une fourchette de prix est à déconseiller.

Elle s'adresse à un nombre restreint de fournisseurs; c'est faire un appel d'offre dans la presse spécialisée au niveau national, voire au niveau international.

            C - La synthèse des informations : le tableau des comparaisons

Il doit y avoir :                       

        - Les caractéristiques du produit.

        - Les conditions de prix.

        - Les délais et conditions de livraisons.

        - Les services annexes à la vente.

        - Les délais et les conditions de paiement.

        - Les détails très techniques sur la qualité.

            D - Le choix du fournisseur

                        1) Analyse du tableau de comparaison :

On ne doit pas hésiter à faire un système de notation, voire à l'accompagner d'une pondération.

On ne doit pas regarder que le prix, et comparer les produits avec les autres éléments par rapport aux caractéristiques. 

                        2) Recours à des formes modernes de négociation :

 

                                   * Analyse de la valeur : elle conduit à analyser un produit dans une optique fonctionnelle, en étudiant les fonctions qu'assurent ce produit.

L'objectif est de produire de façon optimale, les fonctions essentielles qu'il doit remplir et elles seules.

Il faut éliminer les fonctions gadgets, et garantir un niveau de qualité minimale pour respecter un coût minimal.

Il y a 3 types de fonctions :  - Fonction principale : la finalité du produit, ce pourquoi il est fabriqué.

                                            - Fonction secondaire : qui doivent assurer, mais elles ne constituent pas la raison d'être du produit.

                                            - Fonction inutile : qui ne sont pas nécessaires.

Il faut rechercher s'il n'est pas possible d'assurer autrement et à moindre coût les fonction. Il faut rechercher si le coût associé à la fonction n'est pas excessif par rapport à ce que recherche le client. Cela est la même chose pour les caractéristiques.

On la découpe en 5 phases, c'est une étude faite par un groupe de travail transfonctionnel :

                                   - Phase d'orientation, c'est l'étude faisabilité.

                                   - Phase d'information, c'est la recherche d'informations relatives au produit, à ses fonctions et aux différents coûts : analyse fonctionnelle.

                                   - Phase de réflexion ou spéculation, c'est la recherche des solutions...

                                   - Phase d'évaluation, c'est évaluer les différentes solutions envisagées avec mise en évidence des fonctions et des coûts : adéquation.

                                   - Phase d'implantation, c'est la phase de suivie des modifications décidées.

 

                                   * Etablissement de courbe d'apprentissage : C'est négocier des contrats sur de longues périodes qui sont relativement élevés au départ et qui diminuent au fur et à mesure.

 

                                   * Recours aux techniques d'ordonnancement : C'est négocier un contrat sur la base de notre propre PERT, MRP

 

                        3) Choix du nombre, de la localisation des fournisseurs et problème de réciprocité :

C'est le choix entre un ou plusieurs fournisseurs.

Il y a un avantage pour un seul fournisseur, c'est le partenariat; et un inconvénient, c'est la dépendance.

La localisation : - Régularité des fournisseurs.

                            - Coût du transport élevé.

                            - Rapprochement du système juste à temps.

  La réciprocité : Il y a le problème client/fournisseur envers le même interlocuteur. La résolution se fait suivant la délégation du responsable.

    4.2 L'acte d'achat

            A - L'importance de la commande

C'est un véritable contrat. il faut prévoir des clauses suspensives. Il faut des qualités de négociation. Il y a des aspects juridiques importants. La commande est la fin de l'approvisionnement, et le début du processus de production.

            B - Particularité de la commande

Elle doit être déclarée par écrit. Elle doit reprendre tous les éléments de la demande de prix. Elle doit être diffusée dans l'entreprise à tous les services.

 

V -  après l'achat

  Il faut surveiller les délais, le stockage et le déstockage des produits.